Posibilitățile relativ noi de eficientizare a muncii care au apărut odată cu dezvoltarea tehnologică a sistemelor de calcul, au facilitat pătrunderea prezentărilor multimedia în viața noastră cea de toate zilele. Arhicunoscutul PowerPoint este întâlnit atât în proiectele pe care le avem de prezentat la școală sau facultate cât și în prezentările unor produse, la diverse târguri și expoziții, în diferite dezbateri strategice de la locul de muncă sau în cadrul seminarelor și discursurilor la care participăm ocazional. Accesibil tuturor, aparent ușor de folosit și oferindu-ne o gamă largă de posibilități de îmbunătățire a pripriilor prezentări, nu pare a ascunde capcane majore care ne-ar putea periclita imaginea. Și totuși...

Gândește-te o secundă la ultima ocazie în care ai fost nevoit participi la o prezentare care a început oricum cu jumătate de oră întârziere, deoarece cei de la tehnic nu aveau cablul potrivit conectării laptopului la proiector, iar atunci când cel din față a început să vorbească, era complet absorbit de prezentarea lui, fiind întors cu spatele la voi.

Iar prezentarea multimedia... o adevărata operă de artă în viziunea unui copil care descoperă fascinația unui colaj: prima pagină având fundal roșu aprins, titlul auriu care intră folosind animația grow&turn. Apoi mult scris... și multe schițe și subschițe... și animații diverse, în speranța menținerii atenției auditoriului. Câteva imagini înghesuite între enumerații lungi apoi un clip care, surpriză, din cauza tehnicului, nu poate porni! Iar apoi laptopul se oprește din lipsă de baterie, iar sărmanul nostru prezentator, dependent de minuțioasa-i prezentare, întrerupe programul, promițând că va recupera ocazia viitoare.

Sunt conștientă că am exagerat puțin, însă cred că fiecare dintre noi, inclusiv eu, am comis câteva dintre greșelile de mai sus, într-un moment sau altul. În conceperea punctelor următoare m-am inspirat din resursele bibliografice amintite la sfârșitul articolului.

Care sunt cele mai comune capcane în care poți fi prins atunci când utilizezi PowerPoint?

- Nepregătirea detaliilor tehnice din timp. Detaliile tehnice trebuie puse la punct cu suficient timp înainte de ora desemnată începerii prezentării, asigurându-te că aparatura necesară funcționează și totul este în regulă.

- Încărcarea inutilă și supra-aglomerarea slide-urilor cu efecte speciale, text, animații, tranziții, marcatori de diferite tipuri, dimensiuni, culori. Acestea, în loc să îi ajute pe cei din public să înțeleagă mai bine mesajul tău, le vor da dureri de cap și îi vor obosi.

- Nealocarea unui timp suficient pentru pregătirea prezentării. Se întâmplă uneori să ne concentrăm prea mult pe PowerPoint, și să uităm că, de fapt, cea mai importantă parte este ceea ce avem noi de transmis și nu contează atât de mult felul în care o facem.

- Dependența de prezentarea multimedia afișată. Ce s-ar întâmpla dacă, în timp ce tu îți prezinți proiectul sau planul de afaceri, are loc o pană de curent? Indiferent de ceea ce se întâmplă cu PowerPointul, tu trebuie să fii oricând gata să poți prezenta și fără acesta. Niciodată nu putem prevede cu exactitate toate defecțiunile care pot interveni la partea tehnică.

Prezentarea PowerPoint trebuie să fie doar un instrument prin care să ne facem înțeleși celorlalți, nu scopul în sine.

Care sunt cele mai importante lucruri de care trebuie să ții cont când folosești o prezentare în PowerPoint?

- Moderația și simplitatea în folosirea efectelor speciale. În cazul unei prezentări medii (40 de slideuri), vom căuta să folosim același tip de tranziție între slideuri. Vom folosi două, maxim trei stiluri/tipuri diferite de marcatori. Dacă vom folosi grafice, ne vom asigura că folosim același tip de grafic pentru fiecare reprezentare. Nu este recomandat să folosești într-unul din slide-uri grafice de tip „plăcintă”, iar în altul, grafice de tip „coloană.”

Pentru culoarea de fundal, în cazul prezentărilor de afaceri, albastru(bleu) deschis este ideal; pentru fundal vom alege culori deschise sau alb simplu, pentru a nu deranja privirea pe termen lung și pentru a nu risca să nu se vadă cum trebuie caracterele. Uneori, atunci când folosim culori aprinse pentru fundalul slide-urilor, chiar dacă pe laptop literele și graficele sunt vizibile, pe un ecran mai mare există riscul de a nu se înțelege mai deloc.

- Noi, românii, citim de la stânga la dreapta, de sus în jos. Deci, cel mai important punct al unui slide în care putem pune informații care să fie imediat observate de auditoriu este în partea stângă, sus.

- Folosește cât mai puțin, pentru a exprima cât mai mult! Nu folosi fraze lungi și sofisticate. Rezumă și enunță în slide ideile principale. Propozițiile scurte și concise sunt de cel mai mare impact. Pe un slide vom afișa maxim trei idei/propoziții scurte.

- „O imagine face cât o mie de cuvinte.” Dacă poți folosi o imagine în locul unui grafic sau fraze, alege imaginea! Informațiile vizuale au întotdeauna un impact mult mai mare decât cele receptate prin celelalte simțuri la un loc.

- Să ai mereu o variantă de rezervă. În cazul necompatibilității laptopului cu mijloacele de proiectare a informației, este recomandat să ai la tine o copie a prezentării pe un mediu de stocare portabil.

- Stai cu fața la public! Privește-i pe fiecare în parte, zâmbește-le și convinge-i cu prezentarea ta! Nu te întoarce să tragi cu ochiul mereu la slide-uri. Cel mai bine este să ai un laptop pe care să poți vizualiza următorul slide și o telecomandă discretă pentru a comuta între slide-uri. Astfel, le transmiți respectul tău celor în fața cărora stai și adopți imaginea unui om sigur pe el.

- Repetă. Fă-ți temele. Nu veni în fața unui public fără a-ți pregăti în prealabil discursul, acasă, repetat concomitent cu PowerPoint-ul, pentru a învăța să te sincronizezi cât mai bine cu prezentarea multimedia. Nu te baza pe inspirația de moment, sau pe faptul că te vor inspira notițele de pe slide. Nu uita că, atât discursul tău cât și instrumentelele folosite pentru a te ajuta în timpul prezentării, formează o anumită imagine în fața auditoriului.

* * * * *

Materialul compilat de mine mai sus nu epuizează subiectul pregătirii și prezentării unui PowerPoint și nici nu își propune să facă asta. Sper însă că am reușit să ating câteva puncte esențiale și, după ce ai terminat de parcurs acest articol, te vei simți mai pregătit pentru prezentarea următorului proiect.

Ține minte: prezentările PowerPoint sunt făcute doar pentru a susține mesajul. Acestea, realizate și utilizate corect, pot fi un aliat de nădejde pentru ca mesajul susținut de tine să penetreze inimile, buzunarele sau mintea auditoriului tău dar, în cazul folosirii inadecvate, pot fi impedimente serioase în realizarea obiectivului tău.