Cine nu s-a trezit la sfâritul zilei întrebându-se: am făcut ceva astăzi? Adică am făcut ceva important cu timpul meu? E o întrebare foarte comună pentru mulți dintre noi. Asta pentru că nu suntem prea buni în administrarea timpului. E îngrijorător, ținând cont de faptul că cel mai valoros bun pe care îl deținem este timpul.

Irosim timp prețios în fiecare zi. Poate ne concentrăm asupra unui lucru nepotrivit, sau poate asupra lucrului potrivit dar la momentul nepotrivit. Probabil petrecem prea mult timp pentru probleme personale ori socializare. Orice minut care a trecut este un minut pe care nu îl mai recuperezi niciodată.

Problema administrării timpului este atât de evidentă încât există o întreagă industrie specializată în domeniu. Există persoane care cheltuiesc sume imense pentru a găsi claritate în mijlocul haosului unei zile. Dar, ironic, un asemenea serviciu îți ia și el destul de mult timp ca să îl asimilezi și să îl aplici cu succes.

Știu că vrei să fii mai concentrat, mai atent, planificându-ți modul în care îți petreci timpul; mai satisfăcut la sfârșitul zilei. Îți voi oferi o abordare foarte simplă care ar putea să îți transforme ziua.

1.Prima regulă o numesc "COAJĂ-MIEZ".

Gândește-te la o portocală. E formată din două părți majore: coaja și miezul. La fel, orice activitate zilnică se încadrează într-una din două categorii:

- Activități care trebuie făcute. Asta e coaja. Când vrei să mănânci portocala, îndepărtarea cojii e ceva ce trebuie să faci. Nu e o activitate plăcută sau plină de semnificație. E doar o activitate necesară.

- Activități strategice care contribuie la avansarea spre țelul tău. Asta e miezul.  Consumarea miezului este partea savuroasă a portocalei care oferă satisfacție reală.

Întreabă-te zilnic, înainte de orice activitate: este o activitate interesantă, importantă ori strategică pentru atingerea țelurilor mele sau e doar o activitate care trebuie făcută? E miez sau e coajă?

Tindem să petrecem mult prea mult timp în categoria lucrurilor care trebuie făcute. Când aceste activități se înmulțesc sau îți ocupă prea mult timp, poți face una din următoarele lucruri:

a. Automatizează - Există vreo unealtă sau program care te poate ajuta să termini mai repede? Poate că ai nevoie de Excel sau Acces. Orice unealtă care scurtează timpul de lucru e de folos.

b. Deleagă - Poate fi o sarcină simplă precum să rogi pe cineva să îți pregătească Powerpoint-ul pentru notițele tale.

c. Externalizează - Dacă timpul este foarte prețios pentru tine, probabil că este o alegere mai înțeleaptă să plătești pentru serviciile competente ale altora decât să pierzi timpul încercând să le faci tu pe toate. Asta te va elibera să te poți concentra asupra lucrurilor care contează. 

2. A doua regulă se numește FEREASTRA EINSTEIN.

Fiecare avem momentul acela al zilei când simți că mintea lucrează la capacitatea ei maximă, când inspirația e de partea ta. E acel moment al zilei când creativitatea și productivitatea ta sunt maxime. De aici vine numele "Einstein".

Pentru cei mai mulți, acel moment al zilei e dimineața devreme, când liniștea și singurătatea sunt ceea ce caută. Poate că pentru tine e alt moment al zilei. Important e să găsești acea fereastră timp, când mintea ta lucrează la capacitate maximă. Dacă nu ai identificat fereastra ta Einstein, petrece puțin timp și reflectează. E important să oferi pentru activitățile de tip "miez" cel mai prețios timp.

3. A treia regulă este Protejarea Ferestrei.

Dacă ți-ai găsit “fereastra Einstein”, fă un pas mai departe și protejeaz-o. Ceea ce mă uimește de multe ori este hiper-disponibilitatea unora dintre cei pe care îi cunosc. De multe ori când ar trebui să spună NU, ei spun DA.

Să presupunem că ești la birou, în timpul tău prețios (fereastra Einstein) și lucrezi la lucruri importante (miez), atunci când cineva te deranjează și intră în biroul tău. Te întreabă "Mă poți ajuta cu ceva?" și tu răspunzi "Da, sigur!" ca să nu te considere o persoană rea. Ce poți face este să îi răspunzi: "Da, te pot ajuta, te uiți la ceas, apoi îi continui: "Dar nu pot acum. Vino la ora 14:00. Este ok pentru tine?" Cel mai probabil prietenul tău va spune: "Da, ok." În felul acesta ai confirmat nevoia lui și ți-ai protejat și Fereastra Einstein.

Un alt mod de a-ți proteja fereastra este să îndepărtezi orice lucru îți poate distrage atenția. Deconectează-te de la Facebook, oprește-ți telefonul. Îți promit că nu se va întâmpla nicio tragedie.

Gândește-te la toate aceste trei reguli puse împreună. Zilnic ar trebui să te concentrezi să le unești. Una este să te concentrezi mai mult asupra lucrurilor importante, strategice (miezul); un alt lucru este să folosești partea cea mai bună a zilei pentru aceste activități (fereastra Einstein); și un alt lucru este să protejezi acel timp. Dar  atunci când le unești pe toate trei, lucruri frumoase încep să se întâmple. Productivitatea ta va trece la următorul nivel și vei obține reușite noi, pentru că ți-ai administrat bine timpul.